ToDo管理マニアがプロジェクト管理ツール「タスクワールド」の使用感を検証してみた！

リモートワークが増えてからチームのメンバーとの連携に困っているという人は多いのではないでしょうか。

特に同じ業務に複数のメンバーが携わっていたり、担当を分けて共同作業をしたりしているような場合は、いかにチームで業務を効率化できるかということが大きなポイントになります。

私「とあるサラリーマン」もタスク管理ツール大好き人間なので、ビジネス手帳の頃から様々な工夫をしてきました過去があります。

そんなわけで今回は、圧倒的に使いやすいと評判のプロジェクト管理ツール「タスクワールド」を使ってみたレビューをお届けします。

プロジェクト管理ツール「タスクワールド」とは

タスクワールドとは、チームや組織での業務を効率化するツールとして使われ、世界中で評価されているプロジェクト管理ツールです。

その特徴は何と言っても視覚的なタスク管理に優れている点で、誰にでも直感的な操作が可能になっています。

さらにうれしいのは、チャットや ガントチャートなど一般的には別々のツールで管理している機能も備えていることです。

そのため「タスクワールド」は、オールインワンソリューションとしてチームの生産性向上にダイレクトに貢献してくれるといえます。

実際にチームで共同作業を行う場合や中規模の組織で複数のプロジェクトを進める場合などに圧倒的な強みを発揮するため日本でも採用企業が増加しています。

使ってみるとわかりますが、複雑な操作が不要ですぐに実務に当てはめていくことができます。

タスクワールドの便利な機能

プロジェクト管理ツールを選ぶ際にまず大事なのはその操作性でしょう。

紙にメモを取るように簡単に使えて、さらにwebツールならではの便利な機能が備わっていることも重要です。

タスクワールドは、プロジェクト管理ツールとしての基本的な機能に加え、他のツールにはない便利な機能も兼ね備えています。

活用用途も営業や販促活動はもちろん、デザイナーによるコンテンツ制作や製造現場での生産管理、システム開発、医療や教育の現場など様々なシーンで活用できる設計になっています。

それではその圧倒的な使いやすさを順番にご紹介します。

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2-1. プロジェクト管理

タスクワールドでは、プロジェクトのメンバーに「ワークスペース」という共有スペースが設けられており、そのワークスペース内でタスクを共有管理することができます。

ワークスペース内では簡単に「タスク」を作成することができ、さらに各タスクの内容に応じて次のような情報を記録することができるようになっています。

プロジェクト管理ツールの中でもここまで基本機能が充実しているツールは他にはありません。

それぞれ1つずつが、実務の中で活用できるように工夫されているのです。

2-2. ガントチャート

複数のプロジェクトやタスクが同時に進行し、しかも数名のメンバーが携わっている場合は、「誰がどのタスクをいつまでに行うか」というスケジュール管理が重要になってきます。

そこでよくあるのが、エクセルやgoogleスプレッドシートのガントチャートを使ってスケジュール管理を共有する方法です。

しかしその方法だと管理ツールがバラバラになるため手間がかかったり、見落としが発生したりすることがよくありますよね。

タスクワールドが優れているのは、タスクを作成する際に完了期日やリマインド日を入力することで自動的にガントチャートが生成されるという点です。

そのため、各タスクの締め切り日を一覧で管理できるだけでなく、「どのタイミングで誰に負荷が集中しているか」といったチーム全体の状況も一目瞭然になるのです。

2-3. タイム計測

タスクワールドの画期的な機能の１つがこのタイム計測です。

業務の生産性を上げるには正確な工数管理が前提となりますが、実際のところ各タスクにどのくらいの時間がかかっているのか把握することは至難の業です。

しかしこのタイム計測を使えば、それぞれのタスクに誰がどのくらいの時間をかけているのか計測し、チーム全体の工数を把握することができます。

やり方は簡単で各タスクに取り掛かる際と終了する際に計測ボタンを押すだけです。

通常プロジェクトが終了しても振り返りを行うことがなかなかできませんが、タスクワールドでタイム計測をしておけば、プロジェクトの中でどの業務に最も時間がかかっているのかデータとして可視化することができます。

それをもとに次回以降のタイムスケジュールや人員の割り当てを調整することができるため、このタイム計測機能は業務改善に大きな力を発揮してくれます。

2-4. チャット機能

リモートワークが一般化して以降、社内のコミュニケーションツールとしてチャットを利用するケースが増えています。

しかしほとんどの場合でチャットだけの独立したツールとなっており、チャットの中のグループと業務に携わるメンバーが合致していなかったり、チャットとメールが混在して見落としが発生したりすることがよくあります。

その点タスクワールドではチャット機能がついていますので、メールや他のチャットツールと行き来することなくすべてのコミュニケーションが完結するというメリットがあります。

もちろんチャットの中で個別にメッセージを送るダイレクト送信や特定のグループチャットを自由に設定することもできます。

さらに作成したタスクにもコメント機能があり、チームのメンバーがタスク上でコミュニケーションをとることもできるので、離れた場所で勤務しているメンバーとも円滑に連携を取ることができます。

2-5. ファイル管理

タスクワールドはファイル共有機能もしっかり備わっています。

通常１つの業務を進める際には何種類もの資料が共有され、さらにそのいくつかは進捗に合わせて内容が更新されることも多くあります。

ところが現状ではファイル共有の方法がメンバーによってバラバラだったり、別の場所に保管されたりしていることも多く、更新の見落としが発生することもよくあります。

タスクワールドでは、それぞれのタスクにいくつものファイルを紐づけることができるため、常に最新のドキュメントをメンバー全員で共有することができます。

ストレージの容量が気になるところですが、無料版でも1GB、プレミアムで100GB、そしてビジネスでは1TBと十分な容量が備わっているのも安心です。

2-6. アナリティクス

タスクワールドでは、ワークスペースの最新状況をダッシュボードで確認することができるようになっています。

各プロジェクトの進捗状況をパーセンテージで視覚的に表示してくれるので、特にタスクの数が多くなった時に全体の状況が一目で分かり非常に便利です。

チームメンバーはもちろん、全体を管理するマネージャーにとって、どの業務が予定通り進んでいてどの業務が遅れているのか、といった全体の状況を一目で確認できるのは大変助かります。

さらに、プロジェクトに残っている仕事のボリュームをすぐに確認することができる「バーンダウン・チャート」や、完了済み、期限オーバー、などの条件別にフィルターをかけてタスクの進捗を管理できる「タスクリスト」など、豊富な機能も備わっています。

使ってみてわかったタスクワールドに向いている人や会社

実際にタスクワールドを使ってみて感じたのは、一人の業務ではなく複数のメンバーが同時進行で業務を行うチームや組織に向いているということです。

特にリモート環境以降、離れた場所にいながらも密に連携する必要があるチームでは効果的に活用することができるでしょう。

これまで連携が限定的だった支社や支店と業務を統合する際にも力を発揮してくれそうです。

扱う業務は営業・販促チームはもちろん、デザイナーから開発案件、もちろん管理事務部門まで、どのような業種業界でも活用することができます。

実際にタスクワールドは世界中の企業で利用されており、アメリカのウォルト・ディズニー社でも採用された実績がありその信頼性も証明されています。

日本国内でも採用企業が増加していますが、映画「シン・エヴァンゲリオン劇場版」の製作現場でもプロジェクト管理ツールとして活用されていた実績があります。

ちなみに「シン・エヴァ」の公開はもろにコロナ禍と重なっており、庵野総監督をはじめ、製作スタッフもリモート作業を余儀なくされたそうです。

数多くの製作スタッフが複雑に連携し、膨大な量のデータを扱うアニメの制作現場でもタスクワールドがその威力を発揮したわけですね。

タスクワールドの料金体系

それでは最後にタスクワールドの料金体系をご紹介します。

料金表をご覧いただくとわかりますが、無料版でも最低限の機能は使えます。

しかし企業で本格的に導入する場合はユーザ数やストレージ容量に余裕のある「プレミアム」や「ビジネス」を利用するといいでしょう。

いずれも14日間の無料トライアル期間がありますので、まずはその使いやすさを試してみてください。

タスクワールドの無料トライアルはこちらからどうぞ。

まとめ

以上、実際にタスクワールドを使ってみたレビュー報告でした。

現在ではプロジェクト管理ツールも完全にweb化していますが、どうしてもツールが１つにまとめられずにいつもモヤモヤしていました。

タスクワールドは、プロジェクト管理ツールとしての基本機能に加え、チャットやタイム計測など付加価値の高い機能が標準装備されています。

何より直感的でシンプルな操作性のため、チーム内ですぐに使いこなせる点が気に入っています。

今使っているプロジェクト管理ツールに1つでも不満がある場合は、迷わずタスクワールドの無料トライアルをぜひ試してみてください。